Recomendaciones de la @DoctoraDescanso
“Tú te puedes demorar, pero el tiempo no lo hará, y el tiempo perdido nunca se vuelve a encontrar.” ~ Benjamin Franklin
Procrastinar, algo que todos hemos hecho pero que, en ocasiones, ni siquiera sabemos asociar con este término, es una palabra que está de moda y que significa según la RAE “diferir o aplazar“, es decir, que vas dejando las cosas para otro momento. Lo cierto es que esta palabra procede del latín (pro-, diferir, crastinus, el día siguiente).
El fenómeno de la procrastinación empezó a ser estudiado por filósofos, psicólogos y economistas a partir de que George Akerlof escribiera en 1991 un ensayo titulado “Procrastination and Obedience” (procrastinación y obediencia). A través de su propia experiencia—estuvo varios meses retrasando cada día, de forma incomprensible, una tarea que tenía que realizar—Akerlof se dio cuenta de que este fenómeno, más allá de ser un mal hábito, sobrepasaba los límites de la racionalidad.
La procrastinación tiene lugar, no cuando decides dejar algo para mañana (esperar no es procrastinar),sino cuando lo haces a sabiendas de que será perjudicial y va contra ti mismo. Ahí está el punto de irracionalidad. Procrastinar incide negativamente en nuestra moral y genera frustración, debido a la acumulación de tareas pendientes. Aumenta nuestros niveles de insatisfacción y estrés y, en última instancia, no nos hace más felices.
Debo aclarar que si bien es cierto que todos necesitamos un descanso tras realizar alguna actividad, ya sea laboral o esté relacionada directamente con los estudios, procrastinar no es exactamente descansar. Sí, durante ese tiempo se descansa, pero no porque se haya planificado, sino porque la persona se ve incapaz de continuar con las tareas por un motivo u otro.
La procrastinación puede tomarse como una especie de descanso merecido, siempre y cuando la persona sea consciente de que no debe alargarse más de lo necesario. Ese pequeño tiempo, de dos o cinco minutos, debe ser un impulso para continuar lo que se estaba haciendo con más fuerza aún. Aunque aún no se ha hablado de procrastinar como un problema grave, o que afecte a la estabilidad mental de la gente, hay indicios de que el postergar durante demasiado tiempo una labor puede ser síntoma de que algo está yendo mal. Con lo cual, lo mejor es evitarlo aprendiendo a gestionar la energía de la mejor forma adecuada.
Es curioso cómo ni la inteligencia ni el nivel de estudios o conocimientos de las personas son factores determinantes para procrastinar menos. Desde un punto de vista económico, se percibe un beneficio muy superior en hacer las tareas de hoy, lo que nos lleva a posponer las tareas del futuro una y otra vez, hasta que es demasiado tarde. Dicho de otro modo, parece ser que la causa principal está en una tendencia social reciente a prestar más atención a aquello que es actual, vigente.
Normalmente pasamos por tres etapas cada vez que procrastinamos una tarea importante:
- Primero sentimos incomodidad porque en el fondo sabemos que deberíamos hacer eso que estamos aplazando.
- Después pasamos a ocuparnos de otras tareas menos importantes pero más sencillas o apetecibles para compensar esa sensación de incomodidad
- Y, por último, buscamos la manera de justificarnos a nosotros mismos lo que hemos hecho.
Cada decisión incorrecta—cada vez que elegimos aplazar—supone una pequeña pérdida (en términos generales, no sólo económicos), pero la acumulación de estos errores en el tiempo puede suponer grandes pérdidas al final. Y las consecuenciaspueden ser muy importantes. Akerlof muestra varios ejemplos significativos: personas que viven su vejez en la pobreza porque pospusieron ahorrar en su momento, personas con problemas y enfermedades por abuso de sustancias que no supieron dejar, y empresas que fracasan porque los proyectos ni se empiezan ni se terminan cuando es debido.
Se trata de un debate abierto y un tanto controvertido. Hay opiniones para todos los gustos e incluso hay quien no lo percibe como algo negativo. En mi opinión, la procrastinación es uno de los enemigos más importantes de la productividad personal, y una persona que procrastina las cosas importantes de manera habitual, aunque sea en favor de otras cosas, pierde la oportunidad de lograr grandes cosas.
Ahora bien, procrastinar tiene sus puntos positivos: ya que se ha demostrado que procrastinar puede acabar siendo positivo para el individuo. Dejar por un momento a un lado todas sus tareas y dedicarse a algo que nada tiene que ver con el trabajo o con el estudio puede favorecer que, tras ese descanso, todo se retome con muchas más ganas. Existen maneras y trucos para transformar este comportamiento en una actividad productiva. Al menos, eso es lo que dicen ciertas teorías que hablan de procrastinación positiva. Como ya mencioné, cuando procrastinas una tarea, puede ser a cambio de otra tarea (más o menos importante) o a cambio de no hacer nada… pero, ¿cómo conseguir que sea una procrastinación productiva en todos los casos?
- Si procrastinas al No hacer nada: Si, en un momento dado, tu energía o tu estado de ánimo están muy lejos de ser óptimos, dejar de trabajar es una buena opción. Quizás no sea el momento de empezar un proyecto porque haya aspectos clave que no estén suficientemente definidos. El problema es dejar que este descanso se alargue sin sentido ninguno, y acabemos perdiendo absolutamente todo el tiempo que teníamos.
¿Qué hacer? el procrastinar viene más dado por una falta de organización, y es porque nos empeñamos en gestionar nuestro tiempo, cuando lo que deberíamos gestionar es nuestra energía. Organiza estos descansos y asegúrate de saber gestionar el estrés es importante para tu productividad y para tu felicidad, así que no te sientas mal si necesitas parar un rato para meditar y recuperar tu nivel de atención.
Es decir, el problema es cuando el descanso se alarga sin más, por lo que lo negativo de procrastinar es dejar que el tiempo pase sin hacer nada; no cinco o diez minutos, si no absolutamente todo el tiempo que se tenía pensado dedicar a una actividad.
- Si procrastinas al Hacer una tarea más importante: es el momento de hacer recados, cosas de casa, pequeñas rutinas de cada día… Pero no te dan ganas porque estás enfrascado en algo más importante con lo que estás disfrutando.
¿Qué hacer? No te sientas mal por ello. Los grandes proyectos se llevan a cabo a costa de dejar muchas cosas sin hacer, normalmente cosas sin demasiada importancia. Si estás en un momento de inspiración, en uno de esos momentos absolutamente creativos que sólo duran poco tiempo pero te permiten avanzar enormemente un proyecto, no lo dejes escapar sólo porque deberías contestar unos emails o ir a comprar algunas cosas.
- Si procrastinas al Hacer una tarea menos importante: esta es la procrastinación más habitual. Sabes cuál es tu tarea más importante, la número uno de tu lista, pero tienes la imperiosa necesidad de hacer cualquier otra cosa antes que eso. Así que eliges una o varias tareas más fáciles, aunque menos importantes, para no hacer lo que no quieres hacer. Para las personas muy perfeccionistas, procrastinar puede ser incluso productivo. Al no empezar un trabajo hasta el último momento, no pueden dedicarle todo el tiempo del mundo a obtener el resultado perfecto. Se tienen que conformar con un resultado “suficientemente bueno”. Y antes de empezar han podido hacer otras muchas cosas que probablemente no habrían hecho si hubieran empezado por la tarea más importante. Los procrastinadores naturales son en realidad grandes trabajadores. Son capaces de realizar una gran cantidad de trabajo, siempre que no sea el que se supone que deberían estar haciendo en este momento.
¿Qué hacer? Aplica la Procrastinación Estructurada: John Perry, filósofo de Stanford, se dio cuenta de que era un procrastinador natural y decidió engañarse a sí mismo sobre la importancia de sus tareas. Esta estrategia, que llamó Procrastinación Estructurada, tiene en cuenta que los procrastinadores siempre tienden a evitar las tareas más importantes y urgentes de su lista, en favor de otras más sencillas. Consiste simplemente en situar en lo alto de la lista algunas acciones que parecen importantes, pero que en realidad no lo son. De esta manera, inconscientemente te enfocas en otra tarea menos importante—en el proyecto que realmente deberías estar haciendo.
Entonces, ¿de qué forma podemos aplicar esta procrastinación positiva para despejar la mente y dormir mejor? Pese a que procrastinar o dejar para mañana lo que se puede hacer hoy tiene connotaciones negativas, en muchas ocasiones es tan necesario como dejar todo hecho al momento. Las horas antes de acostarse son cruciales para el buen desempeño del sueño, lo que se traduce en que es el momento perfecto de olvidar los problemas y concentrarse en el cuidado y bienestar de uno mismo.
En los momentos en los que el cerebro está cansado y no da más de sí, es conveniente no forzar la mente para continuar la tarea. Lo mejor es dejarla para el día siguiente, una vez el cuerpo esté preparado para emprendedor el nuevo día. Procrastinar es sano, si se practica de forma correcta y sensata.
Ahora bien, aunque, como acabo de mencionar, la procrastinación se puede enfocar de una manera positiva, lo cierto es que, en general, procrastinar puede ser un enemigo de tu productividad y te impide aprovechar todo tu potencial si no la practicas consciente y estructuradamente.Por ello, aquí menciono algunas estrategias, algunas sencillas y otras no tanto, que combinadas o de forma independiente, pueden ayudarte a reducir bastante tu nivel de procrastinación:
- Utiliza la Regla de los Dos Minutos: La Regla de los Dos Minutos tiene su origen en GTD (método de productividad de David Allen –get things done) y dice que si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de dos minutos, no la planifiques; hazla. Puedes extender ese tiempo a 5 ó 10 minutos. Si haces de esta regla un hábito, habrá una multitud de tareas que no vas a tener la oportunidad de posponer.
- Da un pequeño primer paso. Si temes a una tarea por el motivo que sea, plantéate trabajar sólo 5 minutos y dejarlo. Cuando empiezas a trabajar el miedo se desvanece y coges inercia para continuar y terminar el trabajo. Al dar el primer paso vences esa resistencia y empiezas a ver de otra manera cosas que antes te parecían imposibles. Deja de pensar y hazlo.
- Las rutinas ayudan. Si conviertes las tareas repetitivas y aburridas en rutinas, terminarás haciéndolas sin apenas esfuerzo. Las rutinas son hábitos o costumbres que haces de forma casi inconsciente y simplifican tu vida.
- Toma decisiones: Muchas veces vas aplazando una tarea inconscientemente, simplemente porque no te paras a pensar en ella. Dedica un par de minutos para aclarar qué significa realmente esa tarea y toma una decisión al respecto. Puede que decidas demorarla de una manera racional, en cuyo caso no estás procrastinando y no te sentirás mal por ello.
- Haz un seguimiento de tu tiempo: Anota en algún sitio qué tareas realizas cada día y cuánto tiempo has dedicado a cada una. Al anotar tu tiempo creas un compromiso interno que te hace ser más responsable con respecto a cómo lo utilizas.
- Aprende a decir no: Apuesto a que muchas de las tareas que pospones son compromisos que te has buscado por no saber decir que no.
- No tengas miedo a abandonar: Puede que no sea el momento de hacer algo. A veces creemos que tenemos que hacer algo simplemente porque lo hemos empezado. Si el tiempo hace que ese proyecto ya no tenga tanto sentido o no sea lo suficientemente importante, simplemente déjalo y haz otras cosas. Esperar no significa procrastinar.
- Gestiona tu energía, no tu tiempo: Es importante que trabajes en tus mejores momentos. Si estás agotado o de mal humor, tus probabilidades de procrastinar aumentan considerablemente. Para tener una mejor actitud, descansa lo suficiente, controla tu nutrición y haz ejercicio.
- Pon X en el calendario y no rompas la cadena: usa la estrategia de Seinfeld, Jerry Seinfeld, actor y cómico, utiliza esa estrategia para no dejar de escribir chistes cada día. Si tienes que hacer una tarea todos los días, coge un calendario y marca con una X cada día que lo haces. El objetivo es no romper la cadena de equis en el calendario.
- Divide el trabajo en tareas pequeñas y concretas: Un proyecto grande y complejo puede resultar abrumador. Al dividirlo en pequeñas tareas consigues ver claro el camino y la resistencia a enfrentarte a él disminuye.
- Establece una recompensa para cuando termines esa tarea que se resiste: Motívate pensando en lo que harás después de hacerla—algo que realmente te apetezca, te relaje y no suponga ningún esfuerzo. Define tus propios incentivos.
- Haz que sea divertido: Si se trata de una tarea aburrida, busca maneras de hacerla divertida. Juegos, estrategia Seinfield, técnica Pomodoro (divide el tiempo en periodos de 25 minutos -denominados pomodoros- separados por pausas dedicadas al descanso), recompensas en cada avance, etc.
- Hazlo público: Si se trata de un reto importante, hazlo público. Habla de ello con tu familia y con tus amigos, publícalo en tus redes sociales, en tu blog… Te sentirás responsable y comprometido, y te costará aplazar el trabajo.
- Utiliza las palabras adecuadas: Expresa las acciones de forma clara, concisa y motivadora. Las palabras importan cuando te enfrentas a una nueva tarea.
- Utiliza una lista de tareas corta: Una lista larga puede arruinar tu sensación de control y convertirse en una fuente de estrés y frustración. Cuanto más corta sea tu lista de próximas acciones, más fácil te resultará estar focalizado en lo que de verdad tienes que hacer.
- Utiliza herramientas que te gusten: No quieras hacerlo todo con una hoja de papel y un lápiz. Utilizar cosas atractivas puede ayudarte a empezar con más ganas una determinada tarea.
- Revisa regularmente tus objetivos: Si una tarea es complicada, incierta o aburrida, pero es importante para lograr un objetivo, tener siempre presente esa meta debería ayudarte a no procrastinar.
- Trabaja tus hábitos: Si te conoces a ti mismo y averiguas por qué aplazas constantemente cierto tipo de tareas, podrás cambiar tus hábitos y encaminarlos hacia una menor procrastinación y una mayor productividad.
- Evita las distracciones: Cuantas más tentaciones tengas para hacer otra cosa en vez de lo que tienes que hacer, más fácil será procrastinar. Mantén el móvil, las notificaciones y el acceso a internet desconectados cuando te dispongas a afrontar tareas complicadas.
- ¿Tienes un sistema?: Si tienes un sistema de productividad personal como GTD, será más fácil que tengas claro qué tienes que hacer y por qué no debes aplazarlo.
¿Se te ocurren más ideas? ¿Utilizas alguna técnica o sistema que no he mencionado? Si hay algo más que te ayude a no procrastinar, ¡déjame un comentario!
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Psic. Alicia D de P
Doctora Descanso ®
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